icon-cart
0934 567 194

Điện thoại hỗ trợ

Tin tức & Tư vấn

Hướng dẫn, mẹo vặt

Quy trình quản lý văn phòng phẩm tiết kiệm hơn 2020

Bạn nghĩ thế nào nếu doanh nghiệp của mình có một văn phòng phẩm được sắp xếp và phân loại rõ ràng? Sẽ thật tuyệt phải không?Bạn có thể lấy bất cứ cái gì mình cần một cách nhanh chóng, nhưng bạn có biết làm thế nào để điều nay thành sự thật?

Nhu cầu văn phòng phẩm trong doanh nghiệp rất lớn nên công việc quản lý cũng khó khăn hơn, tuy nhiên chi phí sử dụng cho công việc này phải duy trì ở mức thấp nhất cũng là điều quan trọng.Quản lý văn phòng phẩm không chỉ giới hạn với những công việc nắm được số lượng, những loại dụng cụ cần được mua mà nó còn đòi hởi việc sắp xếp thế nào giúp dễ tìm ra nhất,.. 6 bước sau giúp bạn thực hiện hiệu quả những vẫn đề trên.

Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm
Sau khi kê khai số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thời nắm được những loại nào có số lượng cần dùng nhiều nhât, loại nào ít nhất và những loại nào không sử dụng, từ đây sẽ là cơ sở cho bạn liệt kê ra số lượng các dụng cần mua cho công ty trong khoảng 3 tháng tới.

Bước 3: Khuyến khích sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Một số loại văn phòng phẩm đã qua sử dụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sử dụng trong các lần tiếp theo.

Lợi ích lớn nhất khi tái sử dụng văn phòng phẩm không chỉ dừng lại ở tiết kiệm chi phí cho bản thân và doanh nghiệp mà chung tay bảo vệ môi trường sống.

Bước 4: Cân nhắc khi lựa chọn nhà phân phối
Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sách mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ
Thông thường nếu không được tập trung tại một nơi cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nơi cũng, kho nên rộng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cũng như giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.

Nên có một nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, người này sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cũng như kiểm soát những người ra vào kho, không những đảm bảo an toàn cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trộm.

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên
Kiểm soát số lượng văn phòng phẩm thường xuyên luôn đưa ra phương án mua mới có lợi cho doanh nghiệp, bạn sẽ biết mua cái gì và đặt với số lượng ra sao, ngoài việc sử dụng các bản thống kê bằng tay bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm nhâp dữ liệu để các tính toán và thông số chính xác hơn.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bí quyết giúp bạn lựa chọn các vật phẩm văn phòng phù hợp nhất với công việc
Với các môi trường làm việc nơi công sở thì những loại vật phẩm văn phòng là các vật dụng rất thiết yếu phục vụ cho các hoạt động làm việc được thuận tiện nhất.Chính vì sự quan trọng của các vật phẩm văn phòng thế nên chọn lọc và cách dùng những đồ đó một cách hợp lý là điều mà bạn cần phải để ý.

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Bởi các doanh nghiệp, công ty thường không có kho hoặc diện tích kho lưu nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Khi sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc.Lúc đó bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc.

Hơn nữa, không phải bất kì khi nào công ty bạn cũng có thể ngay lập tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Việc lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý, cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty.Và hãy dự trữ cho bạn một số đồ văn phòng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.

Các loại văn phòng phẩm không nên chọn
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng.

Những vật phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trường với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhưng những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường.Sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và văn phòng phẩm huyện nhà bè phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm mua bán.

Bởi chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng dẫn đến ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Do vậy, để tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn công ty văn phòng phẩm văn phòng phẩm.

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.
Cách sử dụng cực văn phòng phẩm long an đơn giản, dễ dàng sửa chữa, thay thế khi gặp trục trặc, sự cố.
Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.
Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.
Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín sẽ có kinh nghiệm và các nghiên cứu cụ thể đem đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.